Qué es una factura electrónica
La factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel, ya que es un comprobante de la prestación de servicios o productos adquiridos. Esta se realiza y se entrega de forma electrónica.
Este mecanismo fue adoptado en el país por el Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
Normativa legal
Este tipo de factura está regulada por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, en el que se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de esta.
El reglamento dispone las reglas que las facturas tanto en papel como electrónicas deben por obligación cumplir con los siguientes aspectos:
- Emitir obligatoriamente la factura.
- El tipo de factura (ordinaria, completa o simplificada).
- Emisión de facturas por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requerimientos de las facturas legibilidad, autenticidad e integridad).
- Especificaciones de la factura electrónica.
- Plazos.
- Otras facturas.
- Regulaciones especiales.
- Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Las facturas tanto electrónicas como en papel, deben respaldar:
- Legibilidad de la factura.
- Autenticidad de la procedencia de la factura.
- Integridad del contenido de la factura.
Cuando se trata específicamente de la factura electrónica la legibilidad la permite el software que la crea o recibe. Su autenticidad se garantiza de diferentes formas, como por ejemplo la firma electrónica y el intercambio de datos (EDI).
Tipos de factura electrónica
Existen 2 tipos de factura electrónica aptas para tramitarlas por medio de redes de comunicación electrónica, como Internet.
Se diferencian en que el formato estructurado posibilita su método automatizado mientras que el no estructurado no.
Lease tambien: Factura electrónica vs factura en el papel.
- Factura electrónica con formato estructurado: Estas facturas contienen datos y son aptas para ser generadas automáticamente mediante sistemas informáticos de facturación electrónica del transmisor, y puede tramitarse de forma automatizada por los sistemas informáticos del receptor. Se basan en el lenguaje XML, EDIFACT, entre otros.
- Factura en formato no estructurado: Son las facturas en papel que deben ser ingresadas manualmente al sistema y son imposibles de ingresar a un sistema informático, estas suelen ser las facturas escaneadas en papel y los ficheros PDF.
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