¿Cómo funcionan los sistemas ERP?

Cómo funcionan los sistemas ERP

A primera vista, la planificación de recursos empresariales (ERP) puede parecer de sentido común. Después de todo, ¿qué empresa puede permitirse planificar mal el uso de sus recursos? ¿Qué empresa tiene la capacidad de ejecutar sus operaciones día a día sin pensar en el futuro?  ¿Cómo funcionan los sistemas ERP? Sin embargo, ERP no es simplemente la aplicación del sentido común básico a las prácticas comerciales (aunque eso definitivamente entra en juego). 

En realidad, es un conjunto reconocido de herramientas y procesos de software que, cuando se usan juntos, optimiza los sistemas corporativos, enfocando el tiempo de los empleados y el dinero de la compañía donde puede generar el mayor rendimiento.

Las empresas siempre han tratado de utilizar la gestión de recursos empresariales, incluso si no tenían ese nombre. Las empresas siempre han tenido problemas para equilibrar todas sus diferentes prácticas con el sacrificio de recursos en otros lugares. 

Durante mucho tiempo, esto significó que las empresas tuvieran que contratar personal adicional para administrar cada departamento. Las compañías internacionales tuvieron que depender de mano de obra tercerizada en el extranjero sin forma de registrarse.

¿Por qué es tan importante utilizar una solución ERP específica de la industria? Un sistema ERP general lo pesará con características innecesarias. Por ejemplo, los fabricantes necesitan aplicaciones para obtener materias primas, mientras que el sector de educación superior necesita principalmente herramientas de programación para estudiantes, maestros y personal. Si bien una planta de fabricación todavía necesita ERP con aplicaciones de programación, una escuela no necesita ERP para administrar las materias primas.

Si su empresa descarga un ERP general lleno de funciones que no necesita, todo lo que está haciendo es reducir sus propios recursos. En lugar de sobrecargar sus computadoras con un paquete de software hinchado, ahorre espacio informático instalando solo el ERP que necesita.

La gestión de recursos empresariales proporciona un mejor rendimiento empresarial con estos grandes beneficios:

Visibilidad del flujo de trabajo y racionalización

Antes de los sistemas ERP, la coordinación entre múltiples sitios de trabajo requería mucho tiempo y esfuerzo. Si quería actualizaciones sobre una parte específica de su negocio, tenía que llamar o visitar el sitio fisicamente. Las grandes corporaciones con ubicaciones nacionales e internacionales por igual tuvieron que trabajar alrededor de zonas horarias. Y si hubiera un problema con uno de sus socios de producción en el extranjero, podría retrasar todo su negocio mientras realizaba llamadas telefónicas y visitas al sitio sin fin.

Afortunadamente, los sistemas ERP revolucionaron la visibilidad del flujo de trabajo. Ahora, incluso cuando se encuentra en la sede de su oficina, puede abrir una base de datos común desde su suite ERP para obtener detalles en tiempo real sobre lo que está sucediendo simultáneamente en sus plantas de fabricación en el extranjero y en los centros de distribución en casa.

Inteligencia empresarial y análisis de datos

Para administrar su negocio, su toma de decisiones debe guiarse por datos precisos. Las soluciones ERP utilizan herramientas de inteligencia empresarial (BI) para proporcionar métodos de recopilación de datos, análisis e informes. Incluso hay formas de analizar datos en tiempo real para realizar cambios instantáneos en sus procesos de producción. También puede usar datos históricos para pronósticos de negocios.

O ponga sus datos en informes personalizados. Presente estos informes a accionistas importantes, socios comerciales o su equipo para mantener a todos informados sobre las métricas del indicador clave de rendimiento (KPI).

Soluciones de programación

Las herramientas de programación son una parte altamente personalizable de las soluciones ERP. Puede organizarse cuando los trabajadores vienen por turnos, cuando se entrega el inventario y cuando sus fábricas se someten a mantenimiento. Luego, coordine cada cronograma en un solo calendario para que todos sus departamentos y socios de la cadena de suministro permanezcan en la misma página.

Colaboración entre departamentos

Cuantos más departamentos tenga su empresa, más importante es administrar las prácticas de comunicación interna para evitar errores. Y si su empresa tiene ubicaciones en todo el mundo, necesita una forma para que todos se mantengan en contacto a través de las zonas horarias y las barreras del idioma. Una falta de comunicación entre su proveedor de materia prima y el centro de distribución puede llevar a costosos errores de inventario. 

Las herramientas de comunicación ERP organizan documentos escaneados, archivos, correos electrónicos, textos y grabaciones de llamadas telefónicas. Incluso hay canales internos privados para la comunicación instantánea.

También puede usar las herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para programar interacciones con clientes externos, como el seguimiento de cotizaciones y el seguimiento de clientes potenciales.

Gestión de riesgos y seguridad de datos

Proteger a su empresa de prácticas fraudulentas es más importante que nunca en la era digital. Si su negocio opera en línea de alguna manera, puede estar en riesgo. Las herramientas de gestión de riesgos en tiempo real le dan a su empresa seguridad adicional al realizar auditorías automáticas y monitoreo de fraudes.

Su empresa maneja muchos datos confidenciales. El uso de un único sistema ERP proporciona seguridad al mantener toda su documentación y comunicación importantes en un solo lugar. También puede reducir la duplicación de datos manteniendo toda su información dentro de un sistema cohesivo.

Soluciones personalizables

Cada empresa tiene que tener en cuenta algunas variables únicas en sus operaciones. ¿Su negocio trabaja con empresas internacionales? ¿Tiene que presentar regularmente documentos oficiales a entidades gubernamentales? ¿Su departamento de marketing se dirige a audiencias en los canales de redes sociales? Buenas noticias: hay softwares ERP con módulos personalizados para satisfacer sus necesidades comerciales exactas.

Una herramienta crucial para lidiar con la complejidad

El enfoque clave de un sistema ERP bien diseñado es reducir la complejidad y permitir a los gerentes saber exactamente qué está sucediendo dentro de su organización. En la mayoría de los casos, a medida que las empresas modernas crecen, se vuelven más complejas. Se extienden geográficamente, agregando oficinas y personal. Añaden nuevas líneas de productos, que requieren procesos de fabricación y campañas de marketing. Y añaden nuevos niveles de gestión para hacer frente a la complejidad.

Toda esta expansión tiene un costo, que se conoce como complejidad. Si no se controla, el crecimiento de la empresa puede conducir a roles duplicados del personal, pérdida de control sobre el comportamiento del personal, pérdida de control de calidad y mala comunicación, entre muchos problemas potenciales. Es por eso que las empresas exitosas son cautelosas sobre el crecimiento demasiado rápido.

ERP es una herramienta vital para las empresas que buscan expandirse de manera segura. Aunque sus operaciones e ingresos están creciendo, las empresas con una estrategia de ERP que funciona pueden mantener sus estructuras libres de ineficiencia.

¿Qué forma toma un sistema ERP?

Los sistemas ERP son principalmente herramientas unificadoras, ya que reúnen importantes procesos de la empresa como fabricación, comercialización, gestión de inventario, personal, gestión de relaciones con el cliente o investigación de productos bajo un mismo paraguas. Esto toma la forma de un paquete de TI unificado que puede controlar todos los diferentes procesos a la vez.

La mayoría de los paquetes ERP son colecciones de bases de datos. Almacenan los datos de la empresa a medida que se crean, haciéndolos comprensibles para los gerentes y almacenándolos para su uso futuro. Estos datos pueden incluir cualquier cosa, desde la lista de materiales hasta las existencias de productos, facturas impagas u órdenes de compra. Si afecta el resultado final de la empresa, se procesará bajo el sistema ERP.

¿Qué tipos de empresas usan ERP?

En términos generales, los sistemas ERP se han adoptado de manera más rápida y extensa en el sector manufacturero. Es ideal para empresas que necesitan equilibrar el flujo de materiales con las demandas de compra y las condiciones del mercado. Esto se aplica aún más si la empresa en cuestión opera una estrategia de fabricación justo a tiempo junto con los principios de fabricación ajustada.

Sin embargo, las empresas de casi todos los sectores de la economía han comenzado a adoptar la tecnología. Cualquier organización que se base en una combinación de procesos como contabilidad, recursos humanos, ventas y marketing puede beneficiarse al reunirlos a todos. Esto es tan relevante para los organismos del sector público y las organizaciones benéficas como las pequeñas empresas.

La experiencia cotidiana de los sistemas ERP

Si se implementan de una manera relevante y hábil, los sistemas ERP permitirán a todos los empleados llevar a cabo sus tareas de manera más efectiva. Los empleados tendrán acceso a información en tiempo real sobre su propio departamento y el de otros. Pueden coordinarse de manera más eficiente entre ellos, así como con los gerentes. Y pueden beneficiarse de los datos que los sistemas ERP recopilan para planificar sus actividades.

Desde una perspectiva de gestión, ERP debe proporcionar una mayor conciencia de lo que está sucediendo, en términos de éxitos y fracasos. Puede resaltar áreas de desperdicio y áreas donde la productividad está rezagada, y proporciona un conjunto de herramientas analíticas que pueden identificar problemas emergentes.

Es por eso que las empresas están recurriendo a implementaciones de ERP como Mgx ERP para automatizar y mejorar sus procesos internos.

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