¿Cuáles son las acciones que puedo gestionar a través de un software contable?

herramientas de un software contable

Suele ser común que las empresas utilicen un software contable para “lo mínimo”, y no sacarle provecho a las distintas herramientas que vienen implementados para el crecimiento y mejoramiento continuo. 

¿Qué es el software de contabilidad?

El software de contabilidad es una herramienta que ayuda a registrar el flujo de dinero de su empresa y examinar su situación financiera. Con él, puede registrar transacciones, generar informes, administrar contactos de clientes y proveedores, crear pedidos de compra, realizar un seguimiento de los niveles de existencias, facturar a los clientes y controlar los saldos de las cuentas. 

Por eso hoy te queremos contar algunas acciones que quizá te estás perdiendo y que puedes empezar a gestionar con un software contable adecuado a tus necesidades.

Configurar un plan de cuentas NIIF

Un buen software contable viene configurado con las cuentas, impuestos, tarifas y comprobantes más importantes, que te permiten tener todo a la mano sin necesidad de buscarlo por aparte, ahorrandote tiempo y dinero.

Crear balances y estados financieros de acuerdo a las NIIF

Además, puedes tener el control de tu contabilidad al día con las normas nacionales e internacionales

Generar comprobantes recurrentes

Otra funcionalidad de un sofware contable es convertir tus comprobantes frecuentes en plantillas, poder marcar las plantillas favorito, lo que también te ahorra tiempo elaborando estos documentos.

Te recomendamos leer: 5 pasos para la implementación exitosa de tu software ERP

Tener el control de los gastos frecuentes

Otra función importante es poder elaborar facturas de compra de manera ágil y confiable, ya que un óptimo software contable te arroja la relación de los gastos que ya están creados previamente en el sistema.

Generar informes financieros y contables a un clic

Esta es una función muy útil si quieres ir siempre en la mejora continua, ya que te permite detallar tus informes al nivel contable que necesites, a la vez que se agiliza la elaboración y presentación de tus impuestos.

Nómina

Los módulos de nómina son extremadamente sofisticados en algunos sistemas de contabilidad, que ofrecen servicios completos de nómina que realizan múltiples funciones. Desde calcular horas y procesar salarios hasta pagar impuestos de nómina y hacer deducciones. 

Horarios de salarios variables

Ya sea que sus empleados sean asalariados o pagados por hora, un sistema que pueda calcular con precisión lo que les debe es esencial. Los problemas surgen cuando tienes muchos trabajadores intermitentes o personal a tiempo parcial. 

Algunos empleados pueden recibir un pago mensual, otros semanalmente o quincenalmente, o según sea necesario. Su software debe ser capaz de manejar diferentes programas de pago junto con diferentes tipos de compensación (comisiones, salarios, participación en las ganancias, bonificaciones, etc.) y beneficios ( seguro de salud , planes de jubilación e incluso beneficios como estacionamiento pagado). 

Depósito directo

Esto es esencial para que el software de contabilidad respalde estos días, ya que la mayoría de las personas esperan que sus cheques se depositen directamente en sus cuentas bancarias. El software de contabilidad debe permitirle configurar pagos de depósito directo programados. 

Reembolsos de gastos y deducciones

Si sus empleados incurren en gastos deducibles de impuestos, como gastos de viaje y entretenimiento, querrá un sistema que pueda acomodar estos reembolsos y garantizar que los pagos cumplan con los plazos fiscales.

Bloquear comprobantes y otros documentos

Esta es una función a veces olvidada pero muy necesaria, la cual es poder habilitar el bloqueo por fechas para que la información de tu empresa no pueda ser modificada o cambiada hasta que tú lo decidas.

Crear cotizaciones inteligentes

Esta herramienta es perfecta para que tengas a la mano plantillas de cotización, en las que puedas añadir tu logo, y luego se generen como factura de forma automática. De hecho, algunas herramientas te permiten saber si tu cliente la leyó o la reenvió a alguien más.

Hacer gestión de cobranza

Un software contable también te permite filtrar los datos para saber exactamente quién te debe, para poder recaudar el dinero más fácilmente.  Puedes usar recordatorios de pago que le lleguen a tus clientes por correo y mensaje de texto, de forma automática, así como hacer los seguimientos de estos cobros. 

Léase también: ¿Cuáles son las ventajas del sistema ERP?

Activa botón de pago online

Una función muy demandada hoy en día y que puedes conectar con tu software contable, es el botón de pago online. De esta manera, cuando tus clientes realicen pagos electrónicos, el pago se verá reflejado automáticamente en el software contable. 

Tener el control de tu inventario

No te pierdas esta herramienta, con la que puedes tener en tiempo real, toda la información de tus inventarios que incluya existencias, disponibilidad de sus productos, rentabilidad, costo promedio y ventas relacionadas.

Facturación electrónica

Finalmente, un software contable debe ayudarte a crear facturas personalizadas en unos cuantos segundos. Cuando actives esta función, recuerda cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN.


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