¿Cómo funciona la facturación electrónica?
Como ya sabemos, la facturación electrónica es un documento que soporta la venta de bienes y/o servicios y posee las mismas características que una factura de papel, en lo que varía es en la firma digital que le da validación a la misma. Adoptado en el país por el Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
Para facturar electrónicamente se debe tener:
- Un certificado digital instalado en un ordenador.
- Adquirir un programa informático que genere archivos en formatos de facturas electrónicas.
- Una vez generada la factura, debe registrarse una firma electrónica que le dará validación y legitimidad a dicha factura.
Lectura recomendada: Factura electrónica vs factura en el papel.
Pasos para facturar electrónicamente
Para la implementación de la factura electrónica se debe pasar por la habilitación exigida por la DIAN, que radica en que el empresario, voluntario u obligado, con unas pruebas tecnológicas compruebe el software apropiado para implementar la factura electrónica. Los pasos son los que se señalan a continuación:
- Registrarse como facturador electrónico.
- Registro del usuario que va a facturar electrónicamente.
- Registro del software para la factura electrónica.
- Hacer datos de prueba de facturación electrónica.
- Generar nueva contraseña.
- Guardar y empezar con el sistema de facturación electrónica.
¿Por qué la factura electrónica tiene el mismo valor que en papel?
Cuenta con el consentimiento del sistema de facturación por parte del destinatario.
Garantiza la legibilidad de la factura.
Garantiza la autenticidad del origen de la factura, es decir, garantiza la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
Garantiza la integridad del contenido de la factura, es decir, garantiza que su contenido no ha sido modificado.
La facturación electrónica permite alcanzar ahorros de costes. Debido a esto, se logran beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Entre otros beneficios podemos encontrar:
Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
Reducir errores humanos
Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
Mejorar el servicio al cliente.
Al eliminar el consumo de papel y su transporte, lo que produce un efecto positivo sobre el medio ambiente.
Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
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